Planowanie imprez czy wydarzeń wymaga nie tylko wiedzy, ale i doskonałej samoorganizacji. Event manager, bo tak nazywa się osoba odpowiedzialna za organizację eventów, dba, aby każde wydarzenie niezależnie od skali, przebiegało sprawnie i zgodnie z oczekiwaniami klienta. W tym artykule dowiesz się, kim jest i event manager i jak się nim stać.
Kim jest event manager i jakie są jego główne obowiązki?
Event manager to profesjonalista odpowiedzialny za kompleksową organizację imprez okolicznościowych. Wydarzenia mogą obejmować wesela, bankiety, czy imprezy okolicznościowe. Jego rola obejmuje zarządzanie całym procesem planowania i realizacji wydarzenia, dbając o każdy detal od początku do końca.
Dobry event manager koordynuje wszystkie działania, odpowiada za logistykę, zarządzanie budżetem, a także planuje i organizuje poszczególne elementy wydarzenia. W praktyce oznacza to, że event manager nadzoruje pracę zespołu, dba o kontakt z klientem oraz zapewnia, że wszystko przebiega zgodnie z ustalonym harmonogramem i w ramach wyznaczonego budżetu.
Teraz kiedy już wiesz, kim jest osoba pracująca na stanowisku event managera, przyjrzyjmy się, jakimi cechami musi się wykazać.
Jakie cechy i umiejętności powinien posiadać skuteczny event manager?
Skuteczny event manager przede wszystkim jest świetnie zorganizowany. Na bieżąco powinien omawiać postępy w planowaniu wydarzenia z klientem. Cechuje go dobra komunikatywność i zdolność pracy pod presją czasu. W końcu czasami coś może pójść niezgodnie z planem, jak opóźnienia w dostawie niezbędnych sprzętów audio. Wówczas organizator eventów musi wykazać się umiejętnością szybkiego podejmowania decyzji.
Zadaniem event managera jest także efektywne zarządzanie projektami. Przeważnie w branży eventowej osoba na takim stanowisku obsługuje różne rodzaje eventów w tym samym czasie. Dobrze jest znać narzędzia do zarządzania zespołem i projektami, które ułatwią to zadanie.
Event management to praca, w której specjalista staje się przywódcą. Multitasking w tej pracy jest pożądany — w tym samym czasie może nadzorować rozmieszczenie dekoracji na sali, podczas gdy przez telefon ustala szczegółową godzinę przyjazdu cateringu.
Według Anny Górskiej, wiceprezeski Stowarzyszenia Kongresy i Konferencje w Polsce „To praca dla ludzi dobrze zorganizowanych, systematycznych i kreatywnych. Czeka ich wiele wyzwań, spotkań i zaskakujących sytuacji, ale dzięki temu nigdy nie będą się nudzić”.
Znasz już kluczowe cechy i umiejętności event managera. Sprawdźmy teraz, jakie wykształcenie i kwalifikacje są wymagane, aby móc pracować w tym zawodzie.
Jakie wykształcenie i kwalifikacje są wymagane, aby zostać event managerem?
Aby rozpocząć karierę w organizacji eventów, posiadanie odpowiednich kwalifikacji i certyfikatów może być pomocne. Studia na kierunkach takich jak zarządzanie, marketing, turystyka i rekreacja, czy specjalistyczne programy z zakresu organizacji wydarzeń, to solidna podstawa. Pomaga to zrozumieć dynamikę tej branży.
Certyfikaty takie jak Certified Meeting Professional (CMP) czy Certified Special Events Professional (CSEP) są mile widziane przez pracodawców, ponieważ potwierdzają wiedzę i umiejętności w zakresie zarządzania wydarzeniami.
Alternatywnie, doświadczenie zawodowe zdobyte na stanowiskach związanych z organizacją imprez, zarządzaniem projektami, czy pracą w branży hotelarskiej, może być równie cenne. W wielu przypadkach, praktyczne umiejętności wyniesione z pracy przy mniejszych wydarzeniach lub jako asystent event managera, są nieocenione.
Kursy specjalistyczne z zakresu zarządzania projektami, logistyki wydarzeń, czy negocjacji kontraktów, również stanowią istotne uzupełnienie formalnej edukacji. Rozwijają kompetencje, które przydają się później w pracy.
Warto próbować swoich sił w agencji eventowej, nawet na stanowiskach powiązanych z zawodem. Praca event managera wymaga wszechstronności i każde doświadczenie zdobyte jako organizator imprez czy pomocnik, jest cenne.
Teraz gdy wiesz już, jakie studia czy kursy są przydatne, sprawdźmy, z czym na co dzień mierzy się event manager w swojej pracy.
Jakie są najczęstsze wyzwania, z którymi musi mierzyć się event manager?
Event managerowie codziennie stają przed wieloma wyzwaniami. Wymagają one elastyczności, doskonałego przygotowania i umiejętności zarządzania kryzysowego. Jednym z najczęstszych problemów jest zarządzanie budżetem. Utrzymanie kosztów w ryzach, jednocześnie zapewniając wysoką jakość usług, to nie lada wyzwanie. Ważne jest tutaj precyzyjne planowanie i ścisła kontrola wydatków na każdym etapie organizacji wydarzenia.
Kolejnym istotnym wyzwaniem jest koordynacja zespołu. Event manager musi efektywnie zarządzać różnorodnymi podwykonawcami, dostawcami i członkami zespołu, aby wszystkie elementy wydarzenia zgrały się w jedną, spójną całość. To wymaga nie tylko umiejętności komunikacyjnych, ale również zdolności do rozwiązywania konfliktów i motywowania ludzi do współpracy.
Radzenie sobie z nieprzewidzianymi problemami podczas wydarzenia to kolejne wyzwanie, które często testuje umiejętności zarządzania kryzysowego. Problemy techniczne, zmiany pogody, opóźnienia dostaw czy niespodziewane sytuacje z gośćmi – to tylko niektóre z niespodzianek, na które event manager musi być przygotowany. Najlepszym rozwiązaniem jest tutaj dokładne planowanie, posiadanie planu B oraz umiejętność szybkiego podejmowania decyzji pod presją czasu.
W Lowee Events profesjonalna organizacja eventów to nasza specjalność. Nasi doświadczeni event managerowie z powodzeniem podejmują każde wyzwanie organizacyjne, dbając o to, by każde wydarzenie było perfekcyjnie zaplanowane i zrealizowane na najwyższym poziomie.
Codzienne wyzwania event menagera nie są już dla Ciebie tajemnicą. Sprawdźmy teraz, w jakich branżach są oni najczęściej zatrudniani.
Jakie branże najczęściej zatrudniają event managerów?
Event managerowie są poszukiwani w różnych branżach, gdzie ich umiejętności organizacyjne i koordynacyjne są kluczowe dla sukcesu wydarzeń. W korporacjach zajmują się planowaniem i realizacją eventów korporacyjnych, takich jak konferencje, szkolenia i imprezy integracyjne. Ta praca wymaga umiejętności zarządzania budżetem, koordynacji zespołów oraz dbałości o wizerunek firmy.
W agencjach reklamowych event managerowie odpowiadają za organizację kampanii promocyjnych, premier produktów i targów. Branża ta wymaga kreatywności, zdolności pracy z klientami oraz umiejętności zarządzania wieloma projektami jednocześnie. Z kolei w branży ślubnej event managerowie muszą wykazać się wyjątkową dbałością o detale oraz umiejętnością spełniania specyficznych oczekiwań klientów, dbając o każdy aspekt ceremonii i przyjęcia.
W sektorze sportowym event managerowie organizują zawody, turnieje i ceremonie, co wymaga biegłości w logistyce oraz zarządzania wieloma zainteresowanymi stronami. Mogą do nich należeć drużyny, sponsorzy i media. Natomiast w sektorze non-profit ich zadaniem jest organizacja zbiórek funduszy, gal i kampanii społecznych. Praca w tej branży wymaga empatii, umiejętności mobilizowania wolontariuszy oraz efektywnego zarządzania ograniczonymi zasobami.
Znając różnorodność branż, w których event managerowie mogą znaleźć zatrudnienie, przyjrzyjmy się teraz, jakie narzędzia i technologie są kluczowe w ich pracy.
Jakie narzędzia i technologie są niezbędne w pracy event managera?
W pracy event managera przydadzą Ci się narzędzia i technologie, które wspomagają efektywne zarządzanie wydarzeniami. Jednym z najważniejszych rodzajów oprogramowania są narzędzia do zarządzania projektami. Przykładem jest Asana czy Trello pomagające w planowaniu, śledzeniu postępów i zarządzaniu zadaniami związanymi z organizacją wydarzeń. Dzięki nim event managerowie mogą łatwo przypisywać zadania, ustalać terminy i monitorować realizację poszczególnych elementów projektu.
W zakresie komunikacji, aplikacje takie jak Slack czy Microsoft Teams są niezastąpione. Umożliwiają one szybkie wymienianie informacji, organizowanie spotkań online oraz integrację z innymi narzędziami, co ułatwia współpracę zespołową i koordynację działań.
Narzędzia do analizy danych i raportowania, takie jak Google Analytics czy Eventbrite, są również istotne. Pozwalają one śledzić rejestracje uczestników, analizować dane demograficzne oraz mierzyć efektywność kampanii promocyjnych. Dzięki tym technologiom event managerowie mogą ocenić sukces wydarzenia i wprowadzać ulepszenia w przyszłych projektach.
Skoro mamy już jasność co do technologii, które wspomagają pracę event managerów, warto przyjrzeć się, jak wygląda ich typowy dzień pracy.
Jak wygląda typowy dzień pracy event managera?
Typowy dzień pracy event managera jest pełen wyzwań i zadań. Rano rozpoczyna się od przeglądu e-maili i sprawdzenia aktualnego harmonogramu. Następnie odbywa spotkania z klientami, aby omówić postępy w organizacji wydarzenia, uzgodnić ostatnie szczegóły i wprowadzić ewentualne zmiany.
Po spotkaniach event manager skupia się na planowaniu harmonogramów, koordynacji z zespołem oraz nadzorze nad poszczególnymi działaniami. Kontaktuje się z dostawcami, kontroluje status zamówień oraz upewnia się, że wszystkie elementy wydarzenia są na właściwym miejscu i na czas – słowem dopięte na ostatni guzik.
W ciągu dnia może również reagować na nieprzewidziane sytuacje, takie jak problemy techniczne czy zmiany w planie. W takich momentach umiejętność pracy pod presją czasu jest niezbędna. Dodatkowo efektywna koordynacja gwarnatuje, że wszystko przebiega zgodnie z planem.
Po pełnym wyzwań dniu pracy, warto być na bieżąco z najnowszymi trendami w organizacji wydarzeń, aby zawsze być o krok przed konkurencją.
Jakie są najważniejsze trendy w organizacji wydarzeń, które powinien znać event manager?
W organizacji wydarzeń coraz większe znaczenie mają nowoczesne trendy kształtujące sposób, w jaki eventy są planowane i realizowane. Jednym z najważniejszych trendów jest zrównoważony rozwój. Coraz więcej organizacji i klientów kładzie nacisk na ekologiczne praktyki, takie jak redukcja odpadów, stosowanie materiałów przyjaznych środowisku oraz minimalizacja śladu węglowego.
Wydarzenia przenoszą się do świata online lub łączą formaty stacjonarne i wirtualne. Umiejętność zarządzania platformami do transmisji, interaktywnymi aplikacjami i narzędziami do współpracy staje się niezbędna.
Innym istotnym trendem jest personalizacja doświadczeń uczestników. Klienci oczekują, że wydarzenia będą dostosowane do ich preferencji i wizji. Event managerowie coraz częściej wykorzystują dane uczestników, aby tworzyć spersonalizowane agendy, oferty czy interakcje, które zwiększają zaangażowanie i satysfakcję.
Znając najnowsze trendy, event manager może z powodzeniem przewidywać przyszłe potrzeby swoich klientów i dostosowywać organizację wydarzeń, aby były one nowoczesne, efektywne i zgodne z aktualnymi oczekiwaniami rynku.
