Udana impreza okolicznościowa wymaga dokładnego planowania, wyboru odpowiedniego miejsca, profesjonalnej obsługi oraz przemyślanego programu wydarzeń. Jakie są typy imprez okolicznościowych? Co jest potrzebne do zorganizowania imprezy? Jak zacząć organizować imprezę okolicznościową? Odpowiedzi na te i inne pytania dotyczące przyjęć okolicznościowych w tym artykule!
Co to jest impreza okolicznościowa i jakie są jej rodzaje?
Impreza okolicznościowa to wydarzenie organizowane z okazji szczególnej uroczystości, może mieć charakter prywatny (wesela, urodziny) lub firmowy (konferencje, eventy integracyjne).
Imprezy prywatne skupiają się na celebrowaniu ważnych momentów w życiu osobistym – zapewniają rozrywkę i budują więzi między bliskimi. Imprezy firmowe mają zazwyczaj charakter formalny (choć nie zawsze) i służą budowaniu wizerunku firmy, motywowaniu pracowników lub nawiązywaniu kontaktów biznesowych. Do popularnych okazji do organizacji przyjęć należą również święta, a więc Boże Narodzenie, Wielkanoc czy Sylwester.
Ile czasu zajmuje przygotowanie imprezy okolicznościowej?
Przygotowanie profesjonalnej imprezy okolicznościowej trwa od 2 do 6 miesięcy w zależności od jej skali, złożoności i rodzaju. Harmonogram przygotowań różni się z uwagi na typ typ imprezy. Organizacja dużego wesela zajmuje nawet rok, a kameralne przyjęcie urodzinowe da się zaplanować w kilka tygodni.
Proces przygotowań rozpoczyna się od wstępnego planowania i ustalenia budżetu, co zajmuje około 2-3 tygodnie. Kolejne 4-6 tygodni należy przeznaczyć na wybór i rezerwację odpowiedniego miejsca. Równolegle trwają poszukiwania wykonawców poszczególnych usług – cateringu, dekoracji, oprawy muzycznej czy fotograficznej. Na 2-3 miesiące przed wydarzeniem należy dopracować szczegółowy scenariusz i harmonogram. Ostatni miesiąc to okres intensywnej koordynacji wszystkich elementów i dopinania szczegółów technicznych. Im większa skala wydarzenia i liczba zaangażowanych podwykonawców, tym dłuższy okres przygotowań.
Na czym polega organizacja imprez okolicznościowych?
Organizacja imprez okolicznościowych obejmuje planowanie budżetu, wybór lokalizacji, zapewnienie cateringu, dekoracji oraz koordynację wszystkich usługodawców. Organizację przyjęć okolicznościowych można podzielić na:
-
planowanie budżetu – określenie dostępnych środków i rozplanowanie wydatków na poszczególne elementy imprezy;
-
wybór lokalizacji – znalezienie odpowiedniego miejsca, które pomieści wszystkich gości i będzie odpowiadało charakterowi wydarzenia;
-
zapewnienie cateringu – zaplanowanie menu z uwzględnieniem preferencji gości i charakteru imprezy;
-
dekoracje – stworzenie odpowiedniej atmosfery za pomocą dekoracji, oświetlenia i muzyki;
-
koordynację usługodawców – zapewnienie sprawnej współpracy między wszystkimi firmami zaangażowanymi w organizację imprezy (fotograf, DJ, animatorzy).
Jak zacząć organizować imprezę okolicznościową krok po kroku?
Organizację imprezy okolicznościowej należy rozpocząć od ustalenia budżetu, daty i liczby gości, następnie przejść do wyboru miejsca i planowania szczegółów wydarzenia.
-
Określ cel i charakter imprezy. Zastanów się, jaki jest główny powód organizacji imprezy i jaką atmosferę chcesz stworzyć. Stwórz program imprezy.
-
Ustal budżet. Zdecyduj, ile pieniędzy możesz przeznaczyć na organizację imprezy.
-
Wybierz datę i godzinę. Upewnij się, że wybrany termin będzie odpowiedni dla większości gości.
-
Stwórz listę gości. Zdecyduj, kogo chcesz zaprosić na imprezę.
-
Znajdź odpowiednie miejsce. Wybierz lokalizację, która będzie odpowiadała charakterowi imprezy i liczbie gości.
-
Zaplanuj menu. Zdecyduj, jakie potrawy i napoje będą serwowane podczas imprezy.
-
Zorganizuj dekoracje. Stwórz odpowiednią atmosferę za pomocą dekoracji, oświetlenia i muzyki.
-
Zatrudnij usługodawców. W zależności od potrzeb zatrudnij fotografa, DJ-a, animatorów lub innych specjalistów.
-
Wyślij zaproszenia. Poinformuj gości o szczegółach imprezy.
-
Koordynuj przygotowania. Upewnij się, że wszystkie elementy są dopięte na ostatni guzik.
Dlaczego warto skorzystać z usług profesjonalnego organizatora imprez?
Profesjonalny organizator imprez okolicznościowych zapewnia kompleksową obsługę wydarzenia, oszczędza czas klienta oraz gwarantuje wysoką jakość usług na bazie swojego doświadczenia i kontaktów branżowych. Doświadczony organizator posiada szeroką wiedzę na temat dostępnych na rynku usług i pomoże w optymalnym doborze wykonawców. Dzięki stałej współpracy z sprawdzonymi podwykonawcami może także wynegocjować korzystniejsze warunki cenowe na organizację imprez okolicznościowych. Spełni oczekiwania nawet najbardziej wymagających klientów.
Konkretnie co robi organizator imprezy, czyli tzw. event manager? Profesjonalna agencja eventowa przejmuje na siebie całą odpowiedzialność za koordynację wydarzenia. Zajmuje się wszystkimi elementami logistycznymi i dba o zaplecze techniczne na imprezy okolicznościowe – pozwala klientowi skupić się wyłącznie na przyjemnych częściach organizacji imprezy. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów organizator wykorzystuje doświadczenie i znajome metody, żeby szybko i skutecznie je rozwiązać. Zatrudnienie profesjonalisty to także gwarancja, że żaden istotny element nie zostanie pominięty w procesie planowania. Organizator przewidzi potencjalne problemy i pomoże odpowiednio się na nie przygotować, co zwiększa szanse na bezproblemowy przebieg wydarzenia.
Organizacja imprezy okolicznościowej to niejednokrotnie spore wyzwanie. Obojętnie, czy to rodzinne przyjęcia okolicznościowe, wieczory panieńskie, baby shower, organizacja urodzin czy eventy firmowe. Każde przyjęcie okolicznościowe najlepiej powierzyć profesjonalistom, dla których organizacja eventów to chleb powszedni. Zatem zachęcamy do sprawdzenia naszej oferty eventowej!
