Event to zorganizowane wydarzenie, które może przybrać jedną z kilku form. Eventy to m.in. spotkania biznesowe, konferencje, imprezy kulturalne, koncerty, festiwale czy wydarzenia sportowe. W zależności od potrzeb i oczekiwań uczestników scenariusz eventu może wyglądać inaczej. Jakie funkcje może spełniać event i od czego to zależy?
Czym jest event?
Co to jest event? To określenie pochodzące z języka angielskiego, a w polskim tłumaczeniu oznacza najprościej mówiąc „zdarzenie, wydarzenie”. Polega na zgromadzeniu w konkretnym miejscu i czasie osób, aby realizować rozmaite cele, np.:
-
kształtować wizerunek marki,
-
integrować uczestników,
-
motywować do działań zakupowych,
-
edukować w konkretnej dziedzinie.
Event często jest okazją do wymiany wiedzy i doświadczeń, o których opowiadają prelegenci lub wprost między uczestnikami spotkania. Inną korzyścią płynącą z organizacji eventów jest budowanie trwałych relacji, np. między sprzedawcami a gronem klientów. Tego typu impreza może również służyć promowaniu marki i konkretnych usług czy produktów.
Czym jest event marketing?
Na czym polega event marketing? To swego rodzaju strategia promocyjna polegająca na organizacji wydarzeń, które docelowo mają bezpośrednio angażować grupę odbiorców, kształtować wizerunek marki oraz zwiększać świadomość na temat konkretnych produktów lub usług.
To właśnie tego rodzaju kontakt z osobami, które biorą udział w evencie, pomaga w budowaniu wiedzy na temat marki, relacji z klientami, a także generować pozytywne doświadczenia związane z konkretnym producentem i jego ofertą. Do dyspozycji pozostają różne rodzaje imprezy, z których można czerpać korzyści na rozmaite sposoby.
Jakie są rodzaje eventów?
Z jakimi typami eventu można się spotkać? Event może zostać zorganizowany w celach zawodowych, ale równie dobrze rozrywkowych. Każda impreza okolicznościowa tego rodzaju wymaga nieco innego przygotowania, logistyki i scenariusza. O prawidłowy przebieg wydarzenia dbają m.in. agencje eventowe.
Eventy można podzielić na kilka zasadniczych kategorii.
-
Spotkania biznesowe — są to zwykle seminaria, konferencje, targi czy prezentacje produktowe. Ich celem jest wymiana wiedzy, nawiązywanie kontaktów partnerskich czy promocja oferty firmy. Eventy biznesowe służą również pozyskiwaniu nowych klientów i wzmacnianiu wizerunku firmy w branży.
-
Wydarzenia kulturalne — pod tym pojęciem można rozumieć festiwale, koncerty, wystawy sztuki, tematyczne show czy spektakle teatralne. Najprościej mówiąc, ich celem jest celebrowanie i promowanie sztuki, literatury czy innych form twórczości. Udział w takim evencie ma dostarczyć doznań artystycznych i wzbogacić życie kulturalne danej społeczności. Poza tym event kulturalny może wspierać twórców, dzięki możliwości prezentacji ich dzieł szerokiej publiczności.
-
Eventy sportowe — to wyścigi, turnieje, maratony czy mecze. Koncentrują obserwatorów i uczestników wokół aktywności fizycznej i sportowej rywalizacji. Poza tym eventy sportowe dostarczają sporo emocji i rozrywki każdej z tych grup.
-
Eventy charytatywne — można również zorganizować zdarzenie w formie aukcji, zbiórki czy balu, a ich celem będzie wsparcie realizacji konkretnych celów dobroczynnych. Takie spotkania zwiększają również społeczną świadomość na temat ważnych kwestii. Mogą bezpośrednio motywować do działania na rzecz potrzebujących.
-
Eventy integracyjne/motywacyjne — język angielski ma na takie spotkania jeszcze inną nazwę – „incentive events”. Są to wydarzenia, w trakcie których organizuje się rozmaite aktywności. Ich celem może być np. wzmocnienie więzi między pracownikami czy zwiększenie ich zaangażowania i budowanie zaufania. Efektem, jaki przyniesie taka impreza, może być lepsza atmosfera w pracy i efektywność całego zespołu. Przykładem takiego eventu jest jubileusz firmy lub impreza integracyjna dla pracowników.
Poszczególne rodzaje wydarzeń mogą wymagać innych nakładów finansowych.
Ile kosztuje zorganizowanie eventu?
Ile trzeba wydać, aby event przyniósł oczekiwane efekty? Struktura kosztorysu organizacji jest złożona, a każdy z jej elementów ma zmienny charakter. Właśnie dlatego agencje eventowe wyceniają każde wydarzenie indywidualnie. Do najważniejszych składników ceny należą:
-
kategoria wydarzenia — zróżnicowane wymagania generują mniejsze lub większe koszty związane z realizacją;
-
liczba uczestników — im więcej ich będzie, tym obszerniejsze miejsca eventowe będziesz rozważać; podobnie jest z liczebnością personelu i ilością zasobów, za które będzie trzeba zapłacić;
-
lokalizacja — na budżet mogą istotnie wpłynąć wynajem miejsca na spotkanie, jego standard oraz dostępność;
-
działania promocyjne i marketingowe — materiały reklamowe i promocyjne, wszelkie działania w mediach tradycyjnych czy społecznościowych mają swoją cenę;
-
obsługa eventu — event na wysokim poziomie może wymagać najlepszej obsługi; wypłatę muszą dostać pracownicy cateringu, firmy ochroniarskiej czy transportowej;
-
usługi dodatkowe — mogą to być efekty audiowizualne, specjalne dekoracje czy zaplecze sprzętowe, w zależności od specyfiki, jaką ma event;
-
program spotkania i atrakcje — artyści czy prelegenci powinny otrzymać adekwatne wynagrodzenie, organizacja warsztatów czy tematycznego show umilającego gościom czas także kosztuje.
Kluczem do sukcesu jest połączenie oczekiwań i powstałej koncepcji zdarzenia z możliwościami finansowymi organizatora. Warto korzystać przy tym ze wsparcia podmiotów doświadczonych w branży eventowej.
5 powodów, dla których warto organizować eventy
Jeśli event ma odbywać się na wysokim poziomie i przynieść szereg korzyści, wymaga dużego nakładu pracy. Jednak wysiłek włożony w logistykę wydarzenia może poskutkować efektami, które trudno osiągnąć innymi metodami. Oto pięć powodów, dla których warto poświęcić czas i środki na przygotowanie eventu.
-
Budowanie trwałych relacji — spotkanie na żywo to szansa na bezpośredni kontakt z klientami, pracownikami, ale i partnerami biznesowymi. Lepsza współpraca i lojalność to wymierne korzyści płynące z wydarzenia.
-
Zwiększenie świadomości marki — organizacja zdarzenia to okazja do promowania marki lub konkretnych usług i produktów. W ten sposób można przyciągnąć uwagę mediów czy influencerów.
-
Pozyskiwanie nowych kontaktów — konferencje, targi czy prezentacje biznesowe to okazja do poszerzania sieci swoich kontaktów. Organizacja eventów służy tzw. generowaniu leadów, czyli zainteresowaniu klientów usługami i przekształcaniu tej uwagi w sprzedaż.
-
Okazja do wymiany wiedzy i doświadczeń — dotyczy to zwłaszcza eventów branżowych, na których dzielenie się wiedzą jest na wagę złota. Służą temu m.in. panele dyskusyjne czy warsztaty, podczas których uczestnicy nabywają nowe informacje. To z kolei sprzyja rozwojowi zawodowemu i osobistemu.
-
Integracja zespołu — budowanie więzi w zespole czy poprawa komunikacji to niezaprzeczalna wartość płynąca ze spotkania na evencie. Miłym skutkiem długofalowym będzie natomiast zwiększenie satysfakcji z pracy i podniesienie efektywności pracowników.
Każdą z powyższych korzyści można osiągnąć m.in. dzięki dostosowaniu wydarzenia do najnowszych rozwiązań stosowanych w branży eventowej.
Jakie są najnowsze trendy w organizacji eventów?
Jakie są najpopularniejsze rozwiązania stosowane przy organizacji eventów? Odpowiednio dobrana technologia może uczynić event niezapomnianym wydarzeniem.
Na takich imprezach prym wiodą doświadczenia wirtualne oraz materiały video czy animacje, które zastępują klasyczne materiały promocyjne, np. standy i ulotki.
Trendem wciąż jest społeczna odpowiedzialność biznesu. W organizacji eventów przejawia się ona stosowaniem przemyślanych rozwiązań, które nie wpływają negatywnie na środowisko naturalne czy klimat. Jednym z przykładów takich działań jest zapewnienie uczestnikom z daleka transportu kolejowego, zamiast zachęcania ich do przyjazdu własnym samochodem.
Nowoczesne eventy organizowane są także pod hasłem integracji, równości i różnorodności z poszanowaniem dla różnic kulturowych czy w zakresie dostępności.
